On ne se sent pas toujours à l’aise avec le fait de relancer ses clients :
Réclamer de l’argent est une chose difficile à faire pour bon nombre d’entrepreneur(e) mais il faut garder à l’esprit qu’un client doit vous payer dans les temps et c’est normal ! Le client a eu ce pour quoi il a fait appel à vous (une prestation, un produit….) c’est donc logique qu’il vous paie !
Dans cet article je vous partage comment gérer au mieux les relances et comment être serein(e) face à ça.
1/Anticiper les choses en amont…
a/ Le devis :
Pour toute prestation, établissez un devis ou une proposition qui sera signée par le client. En effet ce document sera demandé en cas de procédure de recouvrement alors il est important d’ anticiper les choses et de bien posséder ce document.
Celui-ci permet aussi d’être complètement transparent(e) avec votre client et que les choses soient écrites (les accords verbaux sont quelquefois discutables…).
b/ La facture :
Facturez rapidement :
Dès que votre vente ou prestation est terminée, envoyez directement la facture : une des raisons pour lesquelles les dirigeants ont parfois des décalages dans leurs règlements clients est qu’ils ne facturent pas tout de suite du coup la trésorerie est impactée et votre client ne va peut-être pas non plus être pressé de vous régler!
Mentions légales :
Attention ! vos factures doivent comporter toutes les mentions légales et aussi notez bien une date d’échéance (exemple : date d’échéance : 01/04/19 et pas le terme « à payer à réception » ou « paiement à 30 jours »).
Vos coordonnées bancaires :
Inscrivez vos coordonnées bancaires sur votre facture : En effet le paiement par chèque est moins fréquent qu’avant. En inscrivant vos coordonnées sur votre facture (IBAN et BIC), le client aura tout ce qu’il faut sous les yeux pour vous payer (je vois par expérience que quand on doit payer un fournisseur et que le RIB n’est pas présent la facture, le règlement peut être décalé juste pour cette raison car ça oblige le client qui a absolument décider de vous payer par virement à vous contacter pour avoir votre RIB…).
Anticiper les règlements :
Vous pouvez demander un acompte au moment de la commande qui vous permettra « de voir venir » et qui constitue une sécurité et le moyen d’avoir de l’argent tout de suite.
2/Organiser ses relances…
Faire des relances clients régulières est très important, cela vous permet d’avoir de la clarté dans le suivi de vos clients.
Je vous conseille de vous fixer vous un moment dédié à ces relances, à voir selon le volume de factures que vous avez mais le faire chaque semaine est un bon rythme (et si vous avez peu de factures alors ça ira vite ).
Quand relancer?
La relance intervient dès que la date d’échéance est passée, souvent comme beaucoup de dirigeants ne sont pas à l’aise avec le fait de réclamer de l’argent, ils repoussent le moment d’appeler les clients mais c’est reculer pour mieux sauter car en attendant l’argent ne rentre pas dans votre entreprise alors que dans la majorité des cas vous avez déjà réglé vos fournisseurs (dans le cas de ventes de produits…), alors le mieux est de prendre une grande inspiration et se rappeler que la vente ou la prestation a été réalisé avec succès et qu’il est temps de vous faire payer pour cela!
Rq : En échangeant avec plusieurs entrepreneur(e)s j’ai remarqué que les clients les plus difficiles à relancer sont ceux qu’on connait bien ou les relations de connaissances… pourquoi? la peur du « quand dira t’on »? La peur de froisser les gens? Posez-vous ces questions mais c’est encore plus légitime decomprendre pour quelqu’un de votre entourage qu’il est important de vous régler rapidement!
Comment relancer ?
1-Le premier rappel par téléphone est à privilégier selon moi car cela permet de conserver le contact client, l’absence de paiement est dans la majeure partie des cas un oubli (vous voyez ce que je veux dire? On reçoit une facture et on la pose sur une pile dans un coin…)
2-Un premier rappel par courrier est nécessaire ensuite si hélas vous n’avez toujours pas de règlement.
3-Un deuxième rappel sera envoyé par courrier si le précédent est encore resté sans réponse.
(Il n’y a pas de règle précise en matière de quantité de relance c’est à vous de voir selon les conditions que vous aviez mise en place avec votre client, peut être que vous choisirez de lui envoyer une seule relance écrite et d’envoyer tout de suite après la lettre de mise en demeure, c’est à vous devoir).
4-Enfin la lettre de mise en demeure est la dernière chance de récupérer par vos propres moyens la somme due:
Celle-ci doit être envoyée en recommandé avec avis de réception et doit stipuler un délai de règlement « avant dépose du dossier aux contentieux ».
Généralement on laisse au client un délai de 8 ou 10 jours (attention inscrivez bien une date précise).
Si malgré tout le client ne vous règle pas il reste la procédure de recouvrement : il faudra alors trouver un huissier près de la domiciliation de votre client (l’huissier à contacter doit être proche de la domiciliation de votre client et pas de la vôtre).
Je vous conseille d’en contacter plusieurs il y en a qui demandent plus ou moins d’avance sur frais.
Les huissiers commencent en général par une sommation de payer qui est en fait une mise en demeure avec le cachet de l’huissier qui peut quelquefois faire davantage d’effet et pousser le client à vous régler; dans ce cas cette procédure est très peu coûteuse.
Si la procédure continue, l’huissier mettra en place une injonction de payer il faudra alors être patient pour récupérer votre dû.
(Cette procédure d’injonction de payer peut être faite par vous mais ça reste assez compliqué il est vivement recommandé de le faire faire par un professionnel).