Il ne fait aucun doute que l’organisation est importante pour réussir dans son business. Savoir s’organiser n’est pas donné à tout le monde, c’est pourquoi il existe des entrepreneurs spécialisés dans cette problématique. Comme chaque personne est unique, mon système peut ne pas convenir à tout le monde. Cependant, je tiens à vous partager comment j’organise mon business avec Trello. Un énième article sur Trello ? Pas tout à fait.
Tout d’abord, c’est quoi Trello ?
Tu as sans doute entendu parler même si tu ne l’as pas utilisé. Il s’agit tout simplement d’un outil pour gérer les projets. J’en ai testé pas mal d’outil avant de revenir finalement à Trello, parce qu’il est gratuit et permet de faire pas mal de chose avec. Le principe est assez simple, on crée un tableau pour un projet, et un tableau est composé de listes, les listes de cartes, les cartes de checklist, etc. De plus, il est disponible en mode hors-connexion en téléchargeant l’appli sur ton ordi et tu peux l’avoir sur mobile également (je ne suis pas allée jusque-là mais bon c’est possible). Je ne m’attarde pas sur le sujet car tu trouveras certainement pas mal d’articles qui présentent Trello sur internet.
Comment organiser son business avec Trello ?
La méthode est le « Less is More » parce que trop de tableaux tuent les tableaux et donc plombent ton efficacité. Personnellement j’ai créé deux équipes : clients pour la gestion des projets clients et gestion globale pour tout ce qui touche à mon business. Et pour arriver à cette structure, j’ai suivi les étapes que je te décris dans les lignes qui suivent :
1- Lister toutes les ressources, les outils et les composants de mon business
C’est pour avoir une vue globale sur tout ce que j’ai. Cela englobe :
– les accompagnements et cours que j’ai pris pour mon business,
– les outils payants que j’utilise
– mes dépenses
– les outils que je teste
– les documents que j’envoie comme les contrats
– tous mes process
– les détails de mon branding
– les clients que j’ai eus
– etc.
2- Un tableau dédié pour les objectifs et stratégies
Ce tableau contient 4 listes : objectifs annuels (je m’en suis fixée deux uniquement pour ne pas m’éparpiller), des objectifs trimestriels qui décortiquent ce que je dois faire pour atteindre les deux principaux objectifs, des objectifs mensuels qui détaillent davantage les actions à mettre en place pour atteindre les sous-objectifs avec le détail des actions à faire par semaine qui m’aident à me rapprocher de mes objectifs mensuels et enfin la liste de ce que j’ai atteint.
3- Faire l’inventaire de toutes les actions
Ici j’ai fait la liste de toutes les tâches que j’effectue pour mon business dans un premier temps.
Ensuite catégoriser les actions récurrentes par exemple : la facturation ou encore la création de contenu. J’ai ensuite créé des process que j’ai mis sous forme de Workflow qui décrivent étape par étape les actions que je dois faire pour la création de contenu. Ça donne quelque chose du genre :
1- noter les idées, 2- Trier par thématique, 3- planifier la date de publication, 4- rédaction, 5- création de visuels, 6- mise en ligne, 7- création de lien sur bitly, 8- Pinner sur Pinterest, 9- Planifier la promotion.
Je me sers également des workflows comme plan stratégique sans avoir à créer un autre tableau, oui less is more et ne te répète pas ! Cette vision à la fois détaillée et globale me permet facilement de détecter ce que je peux automatiser pour ne pas à le faire à chaque fois. C’est plus facile pour moi de chercher l’outil ou la solution idéal par la suite car je connais exactement ce dont j’ai besoin.
Et visuellement dans Trello, ça donne ce tableau :
4- Avoir un système de gestion de projets
C’est toujours dans un tableau Trello hein. Il s’agit de mon système internet de gestion qui est différent des projets clients mais toujours sur le même principe. Pour la plupart des gens, le système de gestion de projets ne devrait contenir que les gros chantiers mais moi j’ai vraiment décidé d’en faire le planning quotidien de mon business en me basant sur la méthode GTD composé par 6 stades : la boîte à idée, la to do list, ce qui est en cours, ce qui attend, ce qui est fait et ce qui est planifié.
5- Planifier le contenu
Et un autre tableau que j’ai créé c’est le calendrier éditorial que j’utilise pour les articles et les contenus Facebook. Au départ j’ai créé un tableau par mois mais toujours pour ne pas me créer un surplus de tâches, j’ai décidé de mettre tout le contenu sur un seul board. La première liste contient l’explication des étiquettes que j’utilise pour ne pas me perdre, ensuite une colonne pour chaque jour de la semaine et les cartes correspondent aux publications.
Voilà pour ma méthode de travail, bien évidemment et je le souligne, ça peut convenir ou non en fonction de ta personnalité. Par expérience, je sais que plus on a d’outils plus on doit y accorder de temps pour la gestion donc j’ai décidé de me simplifier la vie tout en restant efficace. Bien évidemment, ça évoluera dans le temps en fonction de mes besoins. Et le petit plus c’est que j’utilise Zapier et IFTT pour automatiser choses dans Trello pour que je n’ai pas à recréer les mêmes cartes par exemple. D’ailleurs j’utilise ces deux outils pour automatiser pas mal de choses et ça me fait gagner du temps.